صندوق فروشگاهی چیست و چرا باید از آن استفاده کنیم؟
- kian
شاید برایتان سوال باشد که صندوق فروشگاهی چیست و چرا باید از آن استفاده کرد؟ به زبان ساده، صندوق فروشگاهی یک سیستم هوشمند برای ثبت و مدیریت فروش در فروشگاه ها و کسب و کارهای مختلف است. این سیستم مجموعه ای از تجهیزات مانند نمایشگر، چاپگر فاکتور، بارکد خوان و کشوی پول برقی به همراه نرم افزار صندوق فروشگاهی است که تمام فرآیند های فروش، محاسبه مالیات و کنترل موجودی را به صورت دقیق و خودکار انجام می دهد.
همان طور که انتخاب بهترین ترازو فروشگاهی در دقت اندازه گیری تاثیر زیادی دارد، انتخاب صندوق فروشگاهی مناسب نیز، نقش مهمی در سرعت و نظم فرآید فروش ایفا می کند.
دلیل اهمیت استفاده از صندوق فروشگاهی این است که در روش های سنتی ثبت فروش، علاوه بر زمان بر بودن، خطاهای زیادی به وجود می آورد و کنترل شرایط دشوار بود. در حالی که صندوق فروشگاهی با ثبت لحظه ای اطلاعات، صدور فاکتور و گزارش گیری دقیق، به صاحبان کسب و کارها کمک می کند تا نظم بیشتری در روند کاری خود داشته باشند.
از طرف دیگر طبق مقررات مالیاتی، نصب صندوق مکانیزه فروش برای بسیاری از اصناف الزامی است و نداشتن آن می تواند منجر به جریمه شود. بنابراین استفاده از صندوق فروشگاهی نه تنها برای مدیریت حرفه ای تر فرآیند فروش است بلکه یک ضرورت قانونی نیز است.
مزایای استفاده از صندوق فروشگاهی چیست؟
بعد از پاسخ به سوال صندوق فروشگاهی چیست، نوبت پرداختن به مزایای استفاده از صندوق فروشگاهی است. در ادامه مهم ترین مزایای استفاده از صندوق فروشگاهی را بررسی می کنیم.
- افزایش سرعت و دقت: با استفاده از سیستم فروشگاه، فرآیند ثبت کالا، محاسبه قیمت و صدور فاکتور در مدت کوتاهی انجام می شود؛ این موضوع باعث افزایش رضایت مشتری و کاهش صف های طولانی در زمان شلوغی فروشگاه ها می شود.
- کاهش خطاهای انسانی: در روش های سنتی، به دلیل اتکا به نیروی انسانی امکان اشتباه در محاسبات و فراموشی ثبت فروش اتفاقی بسیار رایج است. صندوق فروشگاهی با محاسبه خودکار قیمت و تخفیف این خطاها را به حداقل می رساند.
- مدیریت بهتر موجودی کالا و انبار داری: این سیستم به صورت لحظه ای موجودی کالا را به روزرسانی می کند و در صورت کاهش موجودی هشدار می دهد. به این ترتیب، از کمبود یا انبار بیش از حد محصولات جلوگیری می شود.
- گزارش گیری دقیق و لحظه ای: صندوق فروشگاهی به مدیران این امکان را می دهد تا در هر زمان گزارش کاملی از میزان فروش، سود و عملکرد کارکنان دریافت کنند.
- افزایش اعتماد مشتریان: زمانی که فاکتور ها دقیق، چاپی و همراه با جزئیات باشند، مشتری حس اعتماد و اطمینان بیشتری به آن کسب و کار پیدا می کند. همین طور سرعت مناسب فرآیند محاسبه اجناس تجربه خرید خوبی را برای مشتری ایجاد می کند.
- سهولت در امور مالیاتی: اطلاعات فروش به صورت دقیق و شفاف در سیستم ثبت می شود، بنابراین هنگام ارسال گزارش به سازمان مالیاتی کشور، نیازی به محاسبات دستی و وقت گیر یا به کار گیری حسابدار نیست.
در کنار بررسی مزایا و انتخاب صندوق فروشگاهی مناسب، بررسی قیمت باسکول دیجیتال 200 کیلویی نیز برای فروشگاه هایی که نیاز به وزن کشی دقیق کالا دارند، می تواند به تصمیم گیری بهتر کمک کند.
انواع صندوق فروشگاهی
پس از اینکه به سوال صندوق فروشگاهی چیست پاسخ دادیم، حالا نوبت پرداختن به انواع آن است. امروزه مدل های مختلفی از صندوق فروشگاهی وجود دارد که هر کدام بسته به حجم فروش، نوع کسب و کار و بودجه می توانند انتخاب شوند. دانستن اینکه کدام مدل برای شما مناسب تر است، می تواند از بروز هزینه های اضافی و انتخاب اشتباه جلوگیری کند. به صورت کلی انواع صندوق فروشگاهی عبارتند از:
- صندوق فروشگاهی مکانیکی
- صندوق فروشگاهی الکترونیکی ECR
- صندوق فروشگاهی کامپیوتری POS
- صندوق فروشگاهی موبایلی MPOS (نسخه اندرویدی)
- صندوق فروشگاهی لمسی Touch POS
در ادامه به معرفی کامل انواع صندوق فروشگاهی می پردازیم.
صندوق فروشگاهی مکانیکی
صندوق فروشگاهی مکانیکی از اولین نسل های صندوق های فروش است؛ این مدل ساختار ساده ای دارد و معمولا شامل یک کشوی پول و صفحه کلیدی برای محاسبه مبلغ خرید است. ثبت اطلاعات فروش در این نوع به صورت دستی انجام می شد و نرم افزاری در آن بکار گرفته نمی شد. با اینکه در زمان خود ابزار مفیدی برای نظم دادن به پرداخت ها محسوب می شد، اما امروزه با رشد فناوری و افزایش حجم تراکنش ها، کاربردی در فروشگاه های مدرن ندارد.
صندوق فروشگاهی الکترونیکی ECR
صندوق های فروشگاهی الکترونیکی در واقع نسل جدیدتری از مدل های مکانیکی است که با افزودن امکانات پایه ای نرم افزاری فرآیند ثبت و فروش را ساده تر کرده است. در این مدل، یک ماشین حساب الکترونیکی به همراه نمایشگری کوچک تعبیه شده تا فروشنده بتواند مبلغ خرید و مالیات را سریع تر وارد کند.
این نوع صندوق معمولا قابلیت اتصال به تجهیزات جانبی یا نرم افزار های حسابداری را ندارد و داده ها صرفا در حافظه داخلی آن ذخیره می شود. با این حال برای کسب و کارهای کوچک یا فروشگاهی با حجم تراکنش پایین گزینه ای اقتصادی است.
صندوق فروشگاهی کامپیوتری POS
صندوق های فروشگاهی کامپیوتری یکی از رایج ترین و پرکاربردترین انواع صندوق های فروش است که در فروشگاه ها، رستوران ها و مراکز خدماتی مورد استفاده قرار می گیرد. این مدل در واقع یک سیستم فروشگاهی هوشمند است که از یک مانیتور به همراه صندوق فروشگاهی تشکیل می شود و به تجهیزاتی مانند چاپگر فاکتور، بارکدخوان و کشوی پول متصل می شود، و عملا به یک پک کامل صندوق فروشگاهی تبدیل می شود.
در این نوع صندوق، تمامی تراکنش ها، محاسبات مالیات، تخفیف ها و گزارشات به صورت دقیق و خودکار ثبت می شوند؛ مدیران فروشگاه می توانند با چند کلیک ساده، گزارش فروش روزانه، موجودی انبار و عملکرد کارکنان را مشاهده کنند. به دلیل امکانات متنوع، سرعت بالا و دقت در محاسبات، صندوق فروشگاهی کامپیوتری بهترین گزینه برای کسب و کارهایی با حجم فروش بالا است.
این نوع صندوق در بسیاری از فروشگاه های زنجیره ای و کارگاه های صنعتی به همراه تجهیزاتی مانند ترازو و باسکول 2 تنی محک استفاده می شود تا فرآیند وزن کشی و فروش با دقت بیشتری انجام گیرد.
صندوق فروشگاهی موبایلی MPOS (اندرویدی)
صندوق فروشگاهی موبایلی یا همان صندوق فروشگاهی سیار نسل جدیدی از سیستم های فروش است که امکان مدیریت و ثبت تراکنش ها را در هر مکانی فراهم می کند. در این مدل به جای استفاده از دستگاه های بزرگ و غیر قابل حمل، از یک تبلت یا تلفن همراه هوشمند به همراه “نرم افزار صندوق فروشگاهی” مخصوص استفاده می کند و از طریق اینترنت یا بلوتوث به دستگاه کارتخوان و چاپگر متصل می شود.
سبک بودن، راه اندازی سریع و راحت و همچنین هزینه پایین از مزایای این مدل است. این مدل برای کسب و کارهایی که در چند مکان مختلف فعالیت دارند، مانند فود تراک ها، غرفه های نمایشگاهی انتخابی ایده آل است.
صندوق فروشگاهی لمسی POS Touch
این مدل یکی از مدرن ترین و محبوب ترین مدل های صندوق های فروشگاهی است که ظاهری شیک، عملکردی سریع و کاربری بسیار آسان دارد. در این سیستم، تمام روند فروش از طریق صفحه نمایش لمسی انجام می شود و دیگر نیازی به موس یا کیبورد نیست. طراحی جمع و جور و رابط کاربری ساده آن باعث شده این مدل برای فروشگاه های مدرن شیرینی و خشکبار، پوشاک، تجهیزات خانگی، هایپرمارکت ها، سوپرمارکت ها، فست فودها، رستوران ها و کافی شاپ ها گزینه ایده آلی باشد. برای تکمیل این سیستم و بهبود فرآیند فروش، استفاده از تجهیزات جانبی مانند بارکد خوان و همچنین خرید ترازو فروشگاهی توصیه می شود.
این سیستم فروش لمسی معمولا به نرم افزار صندوق فروشگاهی متصل می شود و امکاناتی مانند ثبت خودکار فاکتور، محاسبه مالیات، صدور گزارش های روزانه و کنترل موجودی محصولات را در اختیار کاربر قرار می دهد. علاوه بر طراحی زیبا و کم جا، سرعت بالا در پردازش اطلاعات و کاهش خطاهای انسانی از مهم ترین ویژگی های صندوق فروشگاهی لمسی است.
مناسب ترین نوع صندوق فروشگاهی برای کسب و کار شما چیست؟
انتخاب بهترین صندوق فروشگاهی به عواملی مانند حجم فروش، تعداد کاربران، نوع کسب و کار، فضای کاری، بودجه و نیاز به گزارش های فروش مورد نظر مالکین کسب و کارها بستگی دارد. قیمت صندوق فروشگاهی بسته به امکانات، برند و نوع نرم افزار متفاوت است؛ معمولا مدل های کامپیوتری و لمسی در مقایسه با سایر مدل ها با توجه به امکانات قیمت بالاتری دارند.
برای فروشگاه های زنجیره ای و سوپرمارکت ها که روزانه با حجم بالایی از تراکنش رو به رو هستند، انتخاب بهترین صندوق فروشگاهی سوپرمارکت اهمیت زیادی دارد. در این مراکز معمولا از صندوق های فروشگاهی کامپیوتری و لمسی استفاده می شود، چرا که مزیت صندوق فروشگاهی لمسی در سرعت ثبت فاکتورها، دقت بالا و سهولت به خوبی دیده می شود و این مدل ها امکان اتصال به نرم افزار حسابداری، ثبت خودکار فاکتورها و مدیریت لحظه ای موجودی کالا را فراهم می کنند.
از طرف دیگر صندوق های فروشگاهی الکترونیکی انتخابی مقرون به صرفه برای کسب و کارهای کوچک تر یا فروشگاه های محلی است. این مدل با وجود امکانات کمتر، عملیات فروش را ساده و سریع انجام می دهد و برای محیط هایی با حجم تراکنش پایین مناسب است.
اگر محل فعالیت شما ثابت نیست صندوق فروشگاهی موبایلی گزینه ای ایده آل برای شما محسوب می شود، به دلیل اینکه این نوع صندوق با نرم افزار قابل نصب روی موبایل یا تبلت کار می کند و به دستگاه کارتخوان و چاپگر قابل حمل متصل می شود.
قابل ذکر است، شرکت هایی مانند تجهیزنو که به صورت تخصصی در زمینه تجهیزات فروشگاهی فعالیت دارند، با ارائه ی محصولات متنوع و خدمات پشتیبانی، مسیر انتخاب و راه اندازی صندوق فروشگاهی را برای صاحبان کسب و کار ساده تر کرده اند.
در نهایت می توان گفت هر نوع صندوق مزایا و محدودیت های خاص خودش را دارد، که ما در جدول زیر به مقایسه آن ها پرداخته ایم.
| نوع صندوق | مناسب برای | امکانات | مزیت اصلی |
| مکانیکی | امروزه کاربردی ندارد | صفحه کلید ساده، کشوی پول | استفاده ساده |
| الکترونیکی ECR | کسب و کارهای کوچک | ماشین حساب الکترونیکی، نمایشگر کوچک، کشوی پول | قیمت ارزان و استفاده ساده |
| کامپیوتری POS | کسب و کارهای متوسط | مانیتور، چاپگر فاکتور، بارکد خوان، کشوی پول | گزارش گیری دقیق و سرعت بالا |
| موبایلی MPOS | کسب و کارهای سیار، غرفه ها | نرم افزار فروشگاهی، اتصال به کارتخوان و چاپگر | ابعاد جمع و جور، سبک و قابل حمل بودن |
| لمسی Touch POS | کسب و کارهای بزرگ | نرم افزار حسابداری و مدیریتی، گزارش دهی دقیق، ثبت خودکار فاکتور، محاسبه مالیات، کنترل موجودی | طراحی مدرن، سرعت بالا، گزارش دهی دقیق |
چه کسب و کارهایی نیازمند استفاده از صندوق فروشگاهی هستند؟
حالا که به صورت کامل به پاسخ سوال “صندوق فروشگاهی چیست” پرداختیم؛ به این می پردازیم که چه کسب و کارهایی نیاز به صندوق فروشگاهی دارند. امروزه تقریبا تمام کسب و کارهایی که با مشتریان حضوری سر و کار دارند، برای افزایش سرعت و دقت از صندوق های فروشگاهی استفاده می کنند. از جمله کسب و کارهایی که بیشترین استفاده را از صندوق های فروشگاهی دارند می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- فروشگاه های زنجیره ای
- فروشگاه های پوشاک
- سوپرمارکت ها و هایپر مارکت ها
- رستوران ها و فست فود ها
- کافی شاپ ها
- فروشگاه های لوازم آرایشی
- داروخانه ها
- شیرینی فروشی ها
- فروشگاه های تجهیزات خانگی
- فروشندگان لوازم الکترونیکی
- طلافروشی و طلاسازی
- فروشگاه های گوشت و پروتئین
- فروشگاه های عرضه میوه و تره بار
برای مثال، در میوه فروشی ها که دقت در وزن کشی اهمیت زیادی دارد، استفاده از صندوق فروشگاهی مناسب در کنار آگاهی از قیمت ترازو میوه فروشی می تواند به انتخاب تجهیزات دقیق تر و کارآمدتر کمک کند.
اما علاوه بر مزایای مدیریتی، نصب صندوق فروشگاهی برای برخی از کسب و کارها طبق قانون مالیات و مصوبه سازمان امور مالیاتی کشور الزامی است. براساس این قانون اصنافی که حجم تراکنش بالایی دارند یا در دسته مشاغل خاص قرار می گیرند، باید از سامانه فروش و صندوق مکانیزه استفاده کنند.
در این فهرست معمولا اصنافی مانند داروخانه ها، فروشندگان طلا و جواهرات، فروشگاه های بزرگ زنجیره ای، رستوران ها قرار دارند. عدم نصب این سیستم ممکن است موجب جریمه مالیاتی یا محرومیت از برخی معافیت های مالیاتی شود؛ بنابراین استفاده از صندوق های فروشگاهی تنها یک ابزار مدیریتی نیست، بلکه یک الزام قانونی برای کسب و کارهای مشمول به حساب می آید.
آیا صندوق های فروشگاهی امن هستند؟
بله، سیستم های استاندارد شامل امکاناتی مثل ثبت خودکار تراکنش، رمز گذاری اطلاعات، محدودیت دسترسی کاربران هستند که سطح امنیت را افزایش می دهد. با این حال انتخاب برند معتبر، به روزرسانی نرم افزار و رعایت نکات امنیتی نرم افزاری نیز برای حفظ امنیت ضروری است.
آیا نصب و راه اندازی صندوق های فروشگاهی به آموزش نیاز دارد؟
بله، برای صندوق های فروشگاهی مدرن نیاز به آموزش های اولیه است؛ که این آموزش ها توسط شرکت تجهیزنو انجام می شود و آموزش کوتاهی در رابطه با نرم افزار و نحوه استفاده از سیستم به کاربران داده می شود.
آیا صندوق های فروشگاهی قابلیت اتصال به نرم افزار حسابداری یا انبار را دارند؟
بله، تمامی مدل های جدید صندوق فروشگاهی امکان اتصال به نرم افزار حسابداری و مدیریت انبار را دارند؛ با این قابلیت، اطلاعات فروش و موجودی کالاها به صورت خودکار ثبت و به روزرسانی می شود، در نتیجه نیازی به ورود دستی اطلاعات نیست و خطا به حداقل می رسد.